SOP: Einrichten eines Q&A mit mehreren Frageteams und
Antwortteams
Ziel:
Einrichten eines Q&A-Systems, bei dem mehrere Frageteams
und Antwortteams ausgewählt und konfiguriert werden, um effizient Fragen zu
bearbeiten und Antworten zu geben.
Schlüsselschritte:
- Gehe
auf den Button "Q&A" auf der linken Seite.
- Arbeitsablauf
festlegen: Wähle die benötigten Grundschritte aus. Standardmäßig sind
Frage- und Antwortteams vorausgewählt.
- Klicke
auf "Speichern und Konfiguration fortsetzen".
- Schritt
1 - Teams anlegen und verknüpfen: Ziehe die Frageteams per Drag-and-Drop
in die Frageseite auf der linken Seite.
- Antwortteams
erstellen: Erstelle auf der rechten Seite die Antwortteams, z.B. Legal,
Geschäftsführung, Verkäuferteam. Weise den Teams die entsprechenden Nutzer
zu, entweder einzelne Nutzer oder das gesamte Team, per Drag-and-Drop.
- Schritt
2 - Indexpunkte zuordnen: Weise den Antwortteams zu, welche Fragen zu
welchen Indexpunkten bearbeitet werden sollen. Ordne Teams bestimmten
Ordnern oder Dokumenten zu, damit die Fragen automatisch dem richtigen
Team zugewiesen werden.
- Schritt
3 - Einstellungen bearbeiten: Passe die Einstellungen für jedes Team an.
Dies beinhaltet Zugangs- und Ausschlussdaten, Fragenlimit, Sichtbarkeit
von Fragestellern und Teams, Weiterleitung von Fragen an andere
Antwortteams und Erstellung von FAQs.
- Speichern
und Aktivieren: Speichere die Konfiguration und aktiviere das Q&A, um
den Arbeitsablauf festzulegen. Klicke auf "Aktivieren", um das
Q&A-System zu starten und Fragen entgegenzunehmen.
Vorsichtsmaßnahmen:
- Stelle
sicher, dass die Teams korrekt konfiguriert sind, um eine reibungslose
Bearbeitung von Fragen und Antworten zu gewährleisten.
- Nach
der Aktivierung des Q&As können die Grundschritte nicht mehr geändert
werden.
Tipps für Effizienz:
- Nutze
Drag-and-Drop-Funktionen, um Teams und Nutzer schnell zuzuweisen.
- Die Einstellungen
der Teams können jederzeit bearbeitet, sowie weitere Nutzer hinzugefügt
werden.